Umschlag richtig beschriften

Damit die vielen Millionen Briefe, die weltweit jeden Tag versendet werden, gut maschinell bearbeitet werden können und es nicht zu Verzögerungen kommt, sollte man seinen Briefumschlag richtig beschriften und den etablierten Standard einhalten.

Umschlag richtig beschriften: Wo muss die Briefmarke hin und wo die Anschrift?

Legt man den Briefumschlag im Querformat vor sich, dann sollte die Anschrift des Empfängers immer in die untere rechte Ecke geschrieben werden. In der oberen rechten Ecke befinden sich die Briefmarken. Der Absender kann wahlweise in die linke obere Ecke oder rückseitig auf den Umschlag geschrieben werden.
Eine Ausnahme bilden die Umschläge mit Sichtfenster, wo die Adressen direkt auf dem Briefpapier vermerkt und auf der linken Briefhälfte zu finden sind.

Adressposition Massangaben
Adressposition Massangaben Briefumschlag

Kleine Zusätze wie „An:“, und „Von:“ vor den jeweiligen Adressen sind nicht nötig, aber auch nicht verboten. Warum ist das alles so wichtig? Ganz einfach: Richtig beschriften bedeutet computerfreundlich beschriften – denn heute sortieren Computer beinahe die komplette anfallende Post!

Die Reihenfolge einer deutschen Adresse

Da die Sortiermaschinen der Post alles von unten nach oben lesen, steht das Empfängerland ganz unten auf einem Brief oder Paket. Diese Angabe kann man sich aber innerhalb Deutschlands sparen. Dann folgen Postleitzahl und Ortsname, Firmenname und Empfänger.
Sich selbst als Absender zu vermerken (z.B. auf der Rückseite), ist meist nicht vorgeschrieben, hat aber viele Vorteile. Nur so kann die Post die Sendung zurückschicken, wenn beispielsweise der Adressat verzogen ist, die Annahme verweigert oder die Schrift nicht entziffert werden konnte. Zur Pflicht wird die Angabe, wenn eine Empfangsbestätigung hinzu gebucht worden ist – so zum Beispiel das Einschreiben mit Rückschein.

Beispiel:

Finanzamt Musterstadt
Beispielstraße 50
53310 Musterstadt

Direkte Empfänger angeben

Um einen Umschlag richtig beschriften zu können ist es meist nicht nötig, den direkten Empfänger einer Sendung namentlich zu nennen. Aber es gibt Situationen, in denen die Angabe des direkten Adressaten sinnvoll ist.

Brief-Behörde
Ein kleines Beispiel: Sie haben sich am Telefon mehrfach mit Herrn Schuster, einem Mitarbeiter des Finanzamts über ihren speziellen Fall unterhalten und möchten nun ihm direkt einen Brief senden. Dann beschriften Sie so:

Finanzamt Musterstadt
Herr Andreas Schuster
Beispielstraße 50
53310 Musterstadt

Durch diese Zeile wird außerdem gewährleistet, dass niemand sonst den Umschlag öffnet. Auch Poststellen und wohlmeinende Kollegen bleiben so außen vor. Noch wirksamer: Der Vermerk „persönlich/vertraulich“.
Gut zu wissen: Früher gab es für den direkten Empfänger den Vermerk „zu Händen“, diese Regelung ist jedoch veraltet und wird heute nicht mehr angewendet.