Briefe

Sparen an der Portokasse: Damit Ihre Sendung schnell und sicher ankommt und damit Sie dafür nicht mehr zahlen als nötig, haben wir hier die wichtigsten Eckdaten einer Briefsendung für Sie zusammengefasst.

Der richtige Umschlag

Mit der Auswahl des richtigen Briefumschlags bzw. Briefformats und der Einhaltung des maximal möglichen Gewichts geht’s los. Lässt sich der Inhalt Ihres Briefs falten, sollten Sie bevorzugt auf ein kleineres Standardformat zurückgreifen.

Übrigens: Briefe und Postkarten im Standard- oder Kompaktformat müssen grundsätzliche eine Rechteckform aufweisen. Nur bei Groß- und Maxibriefen ist eine Quadratform möglich. Auch Postkarten in ungewöhnlichen Formen oder Sonderformaten müssen in einem Umschlag als Brief verschickt werden. Das Briefporto richtet sich dann nach der nötigen Umschlaggröße bzw. dem Gesamtgewicht.

Brief, Großbrief oder Maxibrief?

Ein Standardbrief in A6- oder dem Format DIN lang darf samt Inhalt höchstens 0,5 cm dick und 20 g schwer sein. Der Kompaktbrief lässt hier schon 1 cm dicke und 50 g schwere Briefsendungen zu. Zettel und entsprechend gefaltete Anschreiben sollten sich so gut und preiswert befördern lassen.

Anders sieht es bei Inhalten aus, die nicht gefaltet werden sollten, Urkunden, Bewerbungsschreiben oder hochwertige Prospekte etwa. Ein DIN A4-Umschlag, der innerhalb Deutschlands verschickt wird, kostet 1,45 Euro für den Großbrief bis 500 g oder 2,60 Euro für den Maxibrief bis 1.000 g. Ähnlich verhält es sich beim internationalen Versand: Für den Großbrief mit bis zu 500 g Gewicht ist Porto im Wert von 3,70 Euro notwendig. Ein Maxibrief bis 1.000 g muss mit 7,00 Euro freigemacht werden; wenn er bis 2.000 g wiegt, werden 17 Euro fällig.

Großbrief und Maxibriefe dürfen zudem mehr Höhe aufweisen, also einfach dicker sein – beim Maxibrief beispielsweise sind das immerhin 5 cm. Sendungen, die wegen Größe und Gewicht wie ein Päckchen aussehen, können also oft noch als Groß- oder Maxibrief auf die Riese gehen. Dem Absender sichert diese Versandart auch noch die Vorteile einer Briefsendung, z.B. die schnellere Zustellung und die Möglichkeit des Versands per Einschreiben oder Wertbrief. Überlegen Sie sich also, ob Ihr Sendungsgut in das Großbrief- oder Maxibrief-Format passt und sparen Sie bares Geld.

Zur detaillierten Übersicht Briefe, Großbriefe, Maxibriefe

Briefumschlag an Privatadresse beschriften

Schnell soll es gehen? Dazu können Sie mit der korrekten Beschriftung viel dazu beitragen. Denn eine Sendung, deren Adressdaten von der Maschine nicht gelesen werden können, muss von Hand sortiert werden. Bei der Laufzeit innerhalb Deutschlands muss man also ein, zwei Tage mehr einplanen. Bei internationalen Sendungen riskiert man sogar eine Verzögerung von einer Woche und mehr. Richtig beschriften heißt also, computerfreundlich zu beschriften.

Legt man den Briefumschlag im Querformat vor sich, dann sollte die Anschrift des Empfängers immer in die untere rechte Ecke geschrieben werden. Eine Ausnahme bilden die Umschläge mit Sichtfenster, wo die Adressen direkt auf dem Briefpapier vermerkt und auf der linken Briefhälfte zu finden sind. Kleine Zusätze wie „An:“, und „Von:“ sind nicht nötig, aber auch nicht verboten. Die oberen rechten Ecken sind für die Briefmarken reserviert.

Adressposition Massangaben
Briefumschlag Massangaben

Absenderangaben? Bei einfachen Briefen ohne Zustellnachweise muss kein Absender angeben werden. Stimmt die Adresse des Empfängers jedoch nicht, muss die Post den Brief öffnen, um ihn zurückschicken können. Bei sensiblen Inhalten sollte man deshalb auf die Absenderangabe nicht verzichten. Nur so kann die Post die Sendung zurückschicken, wenn beispielsweise der Adressat verzogen ist, die Annahme verweigert oder die Schrift nicht entziffert werden konnte. Zur Pflicht wird die Angabe, wenn eine Empfangsbestätigung hinzu gebucht worden ist, zum Beispiel bei einem Einschreiben mit Rückschein. Der Absender kann wahlweise in die linke obere Ecke oder rückseitig auf den Umschlag geschrieben werden.

Die Anschrift bitte klar und deutlich in Druckbuchstaben oder Maschinenschrift einfügen, ohne Leerzeilen zwischen Straße, Postleitzahl, Ort und Land. In einigen Ländern, wie in den USA zum Beispiel, ist hier vor der Postleitzahl auch noch die Angabe der postalischen Abkürzung für den jeweiligen Bundesstaat notwendig.

Warum das so wichtig ist, erfahren Sie in den folgenden Hintergrundinformationen.

Die Briefdaten werden von der Verarbeitungsreihenfolge von unten nach oben sortiert und in der rechten unteren Hälfte eines quer liegenden Briefumschlags eingetragen. Die erste Information, die die Post zur Bearbeitung braucht, ist das Bestimmungsland. Deshalb steht es in der unteren Zeile. Danach folgen Postleitzahl und Ortsname in einer Zeile. Für den Zusteller ist die erste Zeile wichtig. Und dort sollte das stehen, was auch auf der Beschriftung des Briefkastens zu finden ist. Bei Privatpersonen sind das Anrede und Name.

Briefumschlag an Behörden und Firmen beschriften

Hier gelten die gleichen Regeln und Grundsätze wie für Sendungen an Privatadressen. Jedoch sollten Sie bei Briefsendungen an Behörden und Firmen mit der Bezeichnung der Institution bzw. des Unternehmens beginnen – für den Zusteller ist die erste Zeile wichtig

Die Briefdaten werden von der Verarbeitungsreihenfolge von unten nach oben sortiert und in der rechten unteren Hälfte eines quer liegenden Briefumschlags eingetragen. Die erste Information, die die Post zur Bearbeitung braucht, ist das Bestimmungsland. Deshalb steht es in der unteren Zeile. Danach folgen Postleitzahl und Ortsname in einer Zeile. Danach folgen die Angaben zum Empfänger: Und dort sollte stehen, was für den Zusteller als Beschriftung auf dem Briefkastens zu lesen ist.

Finanzamt Musterstadt
Beispielstraße 50
53310 Musterstadt

Meist ist es nicht nötig, den direkten Empfänger einer Sendung namentlich zu nennen. Aber es gibt Situationen, in denen die Angabe des direkten Adressaten sinnvoll ist.

Brief-Behörde
Ein kleines Beispiel: Sie haben sich am Telefon mehrfach mit Herrn Schuster, einem Mitarbeiter des Finanzamts über ihren speziellen Fall unterhalten und möchten nun ihm direkt einen Brief senden. Dann beschriften Sie den Umschlag so:

Behörden/Firmenadresse mit Ansprechpartner

Finanzamt Musterstadt
Herr Andreas Schuster
Beispielstraße 50
53310 Musterstadt

Durch Angabe des Ansprechpartners wird außerdem gewährleistet, dass niemand sonst den Umschlag öffnet. Auch Poststellen und wohlmeinende Kollegen bleiben so außen vor. Noch wirksamer: Der Vermerk „persönlich/vertraulich“.
Gut zu wissen: Früher gab es für den direkten Empfänger den Vermerk „zu Händen“, diese Regelung ist jedoch veraltet und wird heute nicht mehr angewendet. Absenderangaben sind entweder oben links oder, bei Fensterumschlägen, auf der Rückseite des Umschlags möglich. Bei einem Einschreiben mit Rückschein ist diese Angabe unbedingt nötig.

Große Briefumschläge richtig beschriften

Für Briefumschläge ohne Fenster gelten, egal wie groß sie sind, immer die gleichen Regeln.

Brief mit Fenster
Brief mit Fenster

Briefumschläge mit Sichtfenster werden nicht direkt beschriftet: die Adresse auf dem Anschreiben wird durch das Fenster sichtbar. Die ist aber nur möglich, wenn man auf dem Anschreiben die Empfängeradresse und am besten auch seine Absenderangaben an genau die richtige Stelle setzt. Viele Textverarbeitungsprogramme haben heutzutage schon Vorlagen, die die Adresse automatisch an dieser Stelle anzeigen. Die Gestaltungsregeln hierzu:

Wenn man in seinem Dokument im Format DIN A4 einen oberen Standardrand von 2,5 Zentimetern lässt (meist voreingestellt) und Schriftgröße 12 verwendet, dann sollte man in der neunten Zeile anfangen, die Anschrift des Empfängers einzutragen.

Die Absenderangabe kann man mit etwas Geschick noch eine Zeile darüber platzieren, allerdings in wesentlich kleinerer Schrift, zum Beispiel Größe Neun. Diese Regeln bleiben übrigens für alle Fenster-Umschläge gleich!

Und wozu der Aufwand? Ganz einfach: Sollte es sich um eine Bewerbung oder andere sehr wichtige Post handeln, zeigt man dem Empfänger mit dieser Extra-Arbeit, dass man große DIN A4-Briefumschläge richtig und „nach allen Regeln der Kunst“ beschriften kann und außerdem gewillt ist, diese zusätzliche Arbeit für den Adressaten auf sich zu nehmen. Personalabteilungen wissen diesen Aufwand durchaus einzuschätzen und zu schätzen.

Die Portokosten? Hier geht’s zur Übersicht

Bewerbungsumschlag beschriften

Wer einen Bewerbungsumschlag richtig beschriften möchte, der besorgt sich am besten große Umschläge mit Fenster. Meist reichen DIN 4-Umschläge für den Versand von Bewerbungen in einer Klarsichthülle aus. Schnellhefter oder spezielle Bewerbungsmappen können in DIN A4-Plus-Foramt-Umschlägen verschickt werden.

Bei der Verwendung von Fensterumschlägen erübrigt sich das Beschriften. Allerdings sollte man nach dem Einlegen der Unterlagen prüfen, ob auch wirklich alle Adressbestandteile des Empfängers und idealerweise auch die des Absenders gut sichtbar sind. Das sollte der Fall sein, wenn man bei einem oberen Standardrand von 2,5 Zentimetern und Schriftgröße 12 in der neunten Zeile mit der Anrede beginnt.

Möchte man einen fensterlosen Bewerbungsumschlag beschriften, gelten die üblichen Regeln der Beschriftung im Querformat tun. Mit der Anrede beginnt man in der Mitte der rechten Hälfte. Die Adresse startet mit dem Namen des Unternehmens. Danach kommen der Name des Ansprechpartners sowie eine eventuelle Ausschreibungsnummer. Daran schließen sich Straße und Hausnummer an. Die letzte Zeile bilden die Postleitzahl sowie der Ort. Beim Verweis auf einen Ortsteil oder einem Empfänger in einem anderen Land wird noch eine weitere Zeile hinzugefügt.

So wird’s richtig gemacht:

Bei den Absenderangaben beim Bewerbungsumschlag Beschriften hat man drei Möglichkeiten. Die Absenderdaten können in der linken oberen Ecke eingetragen werden. Auch die Beschriftung des linken Rands in vertikaler Richtung ist dabei zulässig. Eine weitere Möglichkeit ist die Absenderangabe auf der rückwärtigen Lasche des Briefumschlags. Das ist jedoch weniger ratsam, weil dieser Bereich beim Öffnen des Umschlags beschädigt werden könnte.

Briefe richtig frankieren

Richtig frankieren heißt nicht nur, eine Briefmarke rechts oben aufzukleben, sondern unter Umständen auch richtig Geld zu sparen. Denn mit dem richtigen Durchblick im Tarifdschungel lassen sich viele Sendungen ebenso gut wie günstig verschicken. Hier die wichtigsten Frankierwerte als Übersicht:

Wer keine Briefwaage zur Verfügung hat, kann sich an folgender Faustregel für sein Briefporto orientieren: Ein A6-Briefumschlag mit zwei eingelegten bzw. entsprechend gefalteten A4-Seiten geht meist als Standardbrief bis 20 g auf die Reise. Mit einer weiteren A4-Seite kann daraus allerdings schon ein Kompaktbrief werden, der immerhin bis 50 g Gewicht zulässt.

Wer seine Briefe frankieren möchte, der kann heute mehrere Wege nutzen. Für den privaten Kunden, der nur wenige Briefe, Postkarten, Pakete und Päckchen zu verschicken hat, bietet sich der Kauf der notwendigen Postwertzeichen in den Filialen der Deutschen Post sowie ihren Annahmestellen in Kiosken und Supermärkten an. Dort wird der Brief im Zweifel auch abgewogen. Falls die Schlange vor den Schaltern lang ist, kann man auch an den Briefmarkenautomaten der Deutschen Post entsprechende Wertmarken ausdrucken lassen und mit Bargeld zahlen.

Alternativ kann man die Briefmarke und Postwertzeichen auch im Online-Shop der Deutschen Post kaufen, der durch leicht verständliche Erklärungen gewährleistet, dass jeder Kunde die gewünschte Internetmarke erhält. Beim Kauf der Briefmarke im Online-Shop kann man sich nach der Bezahlung über die Warenkorbfunktion die Briefmarke oder Paketmarke entweder sofort selbst ausdrucken oder zuschicken lassen. Diese Möglichkeit steht sowohl privaten als auch gewerblichen Kunden zur Verfügung. Beim Kauf von Online-Briefmarken lassen sich auch ganz bequem auch die nötigen Kaufbelege zur Vorlage beim Finanzamt ausdrucken.

Wer regelmäßig größere Mengen an Sendungen richtig frankieren muss, für den bietet sich die Frankiermaschine an. Sie wird mit einem Guthaben aufgeladen und druckt dann einen maschinenlesbaren Code aus. Die Frankiermaschine wird vor allem von Behörden gern genutzt. Aber auch für größere Unternehmen ist die Anschaffung einer Frankiermaschine sinnvoll, da sie mit Extras wie einer Waage oder Sensoren zur Bestimmung der Größe einer Sendung ausgestattet sein kann, und so eine unter anderem die schnellere Verarbeitung von großen Ausgangsmengen unterstützt.

Briefe per Handy frankieren

Frankieren per Handy
Frankieren per Handy

Sie sind unterwegs, haben vergessen das Porto aufzukleben, Ihr Brief soll aber trotzdem schnell in den nächsten Briefkasten? Kein Problem, denn für den Versand in Deutschland ist heutzutage auch das Frankieren per Handy möglich: Einfach eine SMS mit dem Text “Brief“ an die Nummer 22122 senden. Innerhalb kurzer Zeit erhalten Sie eine 12stellige Zahlenfolge: Diesen Code schreiben Sie rechts oben in das Postwertzeichenfeld – und dann ab die Post!

Briefe online frankieren

Bei der Online-Frankierung bietet die Deutsche Post den direkten Ausdruck des Postkarten-Portos als Internetmarke.

Zu dieser Online-Frankierung sind auch keine speziellen Etiketten notwendig, der Ausdruck ist auch auf normalem Kopierpapier möglich. Diesen Ausdruck schneiden Sie einfach aus, kleben ihn rechts oben auf die Postkarte und fertig. Zum Bezahlen beim Post Online-Frankieren stehen bequeme Optionen wie Lastschrifteinzug und Kartenzahlung zur Verfügung.

Dank der nutzerfreundlichen Menüführung und Auswahl kann man dabei kaum Fehler machen. Auch Pannen bei der Beschriftung von Briefen und Briefsendungen lassen sich auf diesem Wege vermeiden, weil bei den online erworbenen Brief-Wertmarken die Empfängerdaten gleich in der für die Post und die dort angewendete maschinelle Verarbeitung in optimaler Form eingegeben und ausgedruckt werden können.

Briefe online verschicken

Auch ein interessantes Angebot der Deutschen Post: Mit E-Post können Sie Briefe online versenden. Einfach Brief erstellen, mit wenigen Mausklicks via Smartphone, Tablet oder PC online absenden und fertig. Der digitale Brief wird von der Deutschen Post ausgedruckt, kuvertiert frankiert und anschließend auf dem normalen Postweg dem gewünschten Empfänger zugestellt. Dabei bleiben strenge Sicherheitsvorkehrungen und das Postgeheimnis gewahrt. Auf diese Weise lassen sich auch Einschreiben online verschicken.

Frankierung A4 Umschlag

Briefumschlag mit Sichtfenster
Briefumschlag mit Sichtfenster

Ihre Sendung ist etwas größer und schwerer? Bitte sehr: Ein DIN A4-Umschlag, der innerhalb Deutschlands verschickt wird, kostet 1,45 Euro für den Großbrief bis 500 g oder 2,60 Euro für den Maxibrief bis 1.000 g. Ähnlich verhält es sich beim internationalen Versand: Für den Großbrief mit bis zu 500 g Gewicht ist Porto im Wert von 3,70 Euro notwendig. Ein Maxibrief bis 1.000 g muss mit 7,00 Euro freigemacht werden; wenn er bis zu 2.000 Gramm wiegt, werden 17 Euro fällig.

Sie sind noch unsicher, welches Format Sie benötigen werden? Hier geht’s zu unserer Übersichts-Tabelle!

Portokalkulator für Briefe

Anders als in der E-Filiale, wo Sie für Ihre Bestellung schon wissen müssen, welche Briefmarke benötigt wird, setzt der Portokalkulator der Deutschen Post nur zwei Dinge voraus: Maßband und Waage. Ab dann übernimmt er und fragt alles ab, was er für die Porto-Berechnung und das anschließende Ausdrucken der Wertmarke wissen muss:

  • Die Größe (Höhe x Breite x Tiefe)

  • Art (Brief, Postkarte, Paket, Päckchen etc.)

  • Gewicht

  • Zielland

  • Zusatzleistungen (Abholung, Einschreiben, Rückschein, Expresslieferung…)

Nach dem Klick auf die Schaltfläche „Porto berechnen“ können Sie dann ganz sicher sein, dass ihre Sendung ausreichend frankiert sein wird. Die Wertmarke mit dem errechneten Betrag kann dann mit wenigen Klicks gleich ausgedruckt werden.

Ist die Sendung frankiert, kann man sie zu jeder Tages- und Nachtzeit zum nächsten Briefkasten bringen.

Bücher günstig versenden

Bücher, Broschüren, Zeitungen und ähnliche Sendungen werden von der Post besonders eingestuft und kosten im Vergleich wesentlich weniger Porto. Für diese Sendungen gelten spezielle Regeln. Sie dürfen keine adressierten schriftlichen Mitteilungen enthalten. Der Versand muss offen, also einsehbar, und mit der Aufschrift „Büchersendung“ erfolgen. Erlaubte Beilagen sind Rechnungen, Rückantwortumschläge, Leih- und oder Buchlaufkarten. Auf diese Weise wird für eine maximal 35,3 x 30 x 15 cm große und bis 500 g schwere Büchersendung nur 1,00 Euro Porto fällig. Die 1.000 g-Sendung kostet 1,65 Euro..

Bei internationalen Büchersendungen bieten sich drei mögliche Gewichtsklassen. Sie umfassen jeweils Sendungen bis zu einem Gewicht von 500 g/3,20 Euro, 1.000 g/6,00 Euro und 2.000 g/12,00 Euro im „Economy“-Versand. Mit einem Aufpreis sichern Sie sich die bevorzugte und damit schnellere „Priority“-Zustellung.

Sparen mit der Warensendung

Eine günstige Versandoption, insbesondere für kleine und/oder preiswerte Artikel, für die sich ein versicherter Versand nicht rechnet, ist die Warensendung. In ihr dürfen sich aber wirklich nur Waren und die dazugehörige Rechnung befinden. Wie die Büchersendung verlangt die Warensendung nach der Beschriftung „Warensendung“ und dem „offenen Versand“: zukleben ist also nicht erlaubt. Hier kann die die Musterklammer zum Einsatz kommen: So bleibt der Umschlag wiederverschließbar, auch wenn sich ein Post-Mitarbeiter entscheidet, einen Blick in das Päckchen zu werfen.

Eine Warensendung bis 50 g Gewicht kostet nur 90 Cent, bis 500 g nur 1,90 Euro!